Recycle je budget: lekker makkelijk!

by Jeanne Valk-Jansen

Ben jij al bezig met het budget voor volgend jaar? Of heb je nog even de tijd voordat dat hele gedoe weer begint? Een vast onderdeel van het budgetteringsproces in veel bedrijven zijn sessies waarin de ingediende plannen “gechallenged” worden. Finance heeft een analyse gemaakt en ieder cijfer en iedere aanname wordt gefileerd. De business-owner is tot de tanden toe bewapend om zijn of haar plan te verdedigen. En aan welke kant van de tafel je ook zit, plezierig of inspirerend zijn die sessies zelden.


Het resultaat van zo’n challenging-sessie is meestal dat het budget nét iets uitdagender wordt. Maar het lijkt nog steeds bijzonder veel op het originele voorstel en eigenlijk ook op de laatste forecast die we maakten. Hoe goed we ook ons best doen, we maken jaar na jaar steeds weer ongeveer hetzelfde plan.


Dat komt omdat we sterk beïnvloed worden door de context waarin we het budget maken en de manier waarop alternatieven gepresenteerd worden. Iemand die de omzet van een product voor het komende jaar moet plannen, begint meestal met te kijken naar het afgelopen jaar. En gebruikt aanvullende informatie om die uitkomst aan te passen. De resultaten uit het verleden worden zo een anker voor het budget van volgend jaar.


Soms leidt dat tot een behoorlijk goede voorspelling, maar het verleden speelt in zo’n budget een grote rol en de toekomst maar nauwelijks. In een markt waarin de ontwikkelingen snel gaan, kunnen historische ankers tot slechte forecasts leiden en dus tot slechte keuzes.

Zeg maar wat je nodig hebt

Je kunt tijdens een challenging-sessie steeds de vraag stellen “wat heb je nodig?”. In sommige bedrijven is dit een veelgebruikte onderhandelingstactiek. Bijvoorbeeld: “Wat heb je nodig om de omzetgroei te verdubbelen?”. Dat lijkt op het eerste gezicht een mooie manier om mensen te stimuleren creatief te zijn en los te komen van het verleden.

Probleem in de praktijk is echter, dat dit trucje eigenlijk maar 1 keer werkt. Als je het alleen bij hoge uitzondering gebruikt kan het een goede manier zijn om de discussie scherp te krijgen en af te rekenen met non-argumenten. Maar als je het vaker gebruikt wordt het onderdeel van de onderhandelingsdans. Teams bereiden zich erop voor en zorgen bij voorbaat al voor een onderbouwing en verklaring. Een nieuwe context en een nieuw anker zijn geboren.

Nieuwe wijn in oude zakken?

De afgelopen decennia zijn nieuwe budgetteringstechnieken ontwikkeld zoals Zero Based Budgeting en Beyond Budgeting. Waardevolle technieken, maar zeker niet perfect. Zero Based Budgeting biedt de mogelijkheid om helemaal opnieuw te beginnen en stimuleert het nadenken over waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Belangrijkste nadeel van Zero Based Budgeting is dat het ontzettend tijdsintensief is en dat maakt het eigenlijk onmogelijk om dit ieder jaar te doen. Een groot risico is daarnaast dat je bij een gebrekkige implementatie verdrinkt in de details.

Beyond Budgeting is meestal eenvoudiger te implementeren, met de rolling forecast als belangrijk onderdeel hiervan. Goed geïmplementeerd is de rolling forecast een flexibel middel met veel beslissingsruimte voor iedere individuele manager. Maar helaas is het in de praktijk maar al te vaak een bureaucratisch gedrocht dat toch maar weer aan de boekhouding gekoppeld wordt. En dan grijp je niet 1x maar 4x per jaar terug op dat wat er al ligt.

Ook voor budgetten geldt: crap in = crap out.

Als je de manier waarop je met budgetten omgaat niet verandert, helpt het implementeren van een nieuwe methode je niet. Als je je oude manier van werken alleen maar voorziet van een nieuwe verpakking, zit je na een implementatie van 10 maanden nog steeds met dezelfde gebakken peren.

Maak een nieuwe context

Het is dus nog helemaal niet zo simpel om goed te budgetteren. Want welke budgetteringstechniek je ook kiest, ze zijn allemaal gevoelig voor de invloed van de prestaties uit het verleden. Dat kun je alleen oplossen door een nieuwe context en dus een nieuw anker te introduceren.

Dat is helaas eenvoudiger gezegd dan gedaan. Een goed begin is om geen gebruik te maken van (powerpoint)slides en heel voorzichtig te zijn met grafieken waarin scenario’s weergegeven worden. Praat over concrete oorzaken, niet over de percentuele groei of krimp maar gewoon over echte euro’s en afzet in aantallen. Als je het echt goed wilt aanpakken creëer je een nieuw anker en dus een nieuwe context. Dat is wel even wat werk en de grootste uitdaging is misschien wel dat je jezelf moet dwingen met een frisse blik naar je eigen bedrijf te kijken. Een beetje à la Zero Based Budgeting, maar dan simpeler en sneller. Dat werkt zo:

1) Kies feitelijke criteria

Bepaal een aantal goed meetbare, op feiten gebaseerde criteria, die bepalend zijn voor je omzet of kosten. Bijvoorbeeld voor de omzet: hoe groot is de totale markt, wat is ons marktaandeel en hoeveel Sales-FTE hebben wij nu. Vergelijk dit met je concurrenten.

Neem niet ieder criterium mee dat je kunt bedenken: kwaliteit is belangrijker dan kwantiteit. Het is belangrijk dat je objectieve data kunt verzamelen en 4 of 5 criteria zijn meer dan genoeg.

2) Reken een nieuw anker uit

Stop je criteria in een heel simpel statistisch regressiemodel en de uitkomst is je nieuwe anker. Zorg natuurlijk wel dat je je model valideert om een absurd nieuw anker te voorkomen. Dit anker is het vertrekpunt voor het planningsproces in plaats van de resultaten van het afgelopen jaar.

3) Heb een mening

Maak een inschatting van je verkoop- of kostenbesparingspotentieel. Welke acties kun je nemen? En wat leveren die acties op? Houd het bij de hoofdlijnen, praat alleen over de 4 of 5 criteria die je als wezenlijk hebt geïdentificeerd. Laat je niet verleiden om toch de details in te schieten.

 

Gewoontes veranderen is lastig en een nieuwe context creëren is zelfs echt heel erg lastig. Maar het levert je wel een budgetteringsproces zonder frustratie en onnodige onderhandelingsdansjes op. Laat je oude budget niet recyclen door de spreadsheet-tijgers. Resultaten uit het verleden bieden ook hier geen enkele garantie voor de toekomst.

bronnen

  • T. Mussweiler, F. Strack and T. Pfeiffer,“Overcoming the Inevitable Anchoring Effect: Considering the Opposite Compensates for Selective Accessibility”, Personality and Social Psychology Bulletin November 2000, volume 26, page 1142-1150.

Lees ook:

Dank je wel voor je bericht.

Ik ga het lezen en stuur vandaag of morgen een berichtje terug.